Managemen Data pada Komputer untuk Memudahkan Pekerjaan

07.10



Bagi karyawan yang harus menggunakan komputer dan berurusan dengan banyak file pasti membutuhkan managemen data pada komputer yang baik dan rapi. Managemen data yang rapi dapat memudahkan pengguna dalam mencari dan membedakan jenis file, sehingga pekerjaan akan lebih dipermudah. Namun seringkali kita kesulitan dalam mengelompokan data dan mungkin data akan masuk dalam kelompok yang berbeda atau terdapat double file. Hal tersebut dapat memperlambat bekerja dalam pencarian file dan mengurangi kapasitas.

Management data pada komputer untuk anda yang bekerja sebagai administrasi dapat menerapkan cara-cara berikut,

1.      Gunakan file dengan kapasitas yang kecil

File dengan data kecil ini akan membantu kita untuk menghemat space harddisk agar tidak cepat penuh oleh file pekerjaan saja. Hal yang menambah jumlah kapasitas data suatu file misalnya adalah foto. Foto sering ditambahkan pada file presentasi untuk tampilan yang lebih menarik atau memudahkan dalam menyampaikan suatu presentasi pada audience dan memudahkan audience dalam memahami suatu presentasi.  Buatlah ekstensi file dalam bentuk pptx karena ekstensinya lebih kecil dari pada ppt. Gunakan menu compress picture saat save as. menu ini dapat menekan jumlah data pada suatu file gambar.

2.      Hindari double file

Double file akan menambah kapasitas harddisk karena membuat double data. Selain boros kapasitas harddisk, double file juga akan menyulitkan kita dalam mencari file menggunakan fitur search.

3.      Basis OS

Ketahui dulu basis OS apa yang digunakan pada komputer tersebut. Linux atau windows. Hal ini penting karena kita akan tahu fitur apa yang menjadi unggulan dari OS tersebut. Misal, penggunaan windows 7. Ada fitur search pada windows 7 untuk mencaari file. Kita tinggal mengetikan nama file yang dicari dan file tersebut akan muncul. Untuk memaksimalkan fitur ini, berilah nama file yang mudah diingat dan sesuai isi file. Dan jangan sampai ada nama file yang sama, karena fitur search akan bingung untuk memilih file mana yang dimaksud.

4.      Backup file

Membackup file sangat penting untuk keamanan menyimpan data. Backup file harus dilakukan untuk meminimalisir terjadinya kehilangan data saat pemindahan file atau karena kegiatan lain yang tidak disengaja dapat menghilangkan file. Untuk pemindahan data, lebih baik menggunakan icon copy dari pada cut. Proses cut paste yang gagal dapat membuat file hilang. Sedangkan proses copy paste akan membuat double file. Jika file sudah tercopy dengan sempurna, hapus file lawas yang sudah tercopy. Management data pada komputer dengan cara ini memang sedikit lebih ribet, namun lebih terpercaya untuk mengamankan data file. Terutama file data yang penting.

5.      Gunakan perangkat seperti CD, flashdisk dan sejenisnya untuk back up

Membackup file akan lebih aman dengan menyimpannya di perangkat penyimpanan data seperti flashdisk atau sejenisnya. Anda dapat memilih jenis mana yang anda sukai. Cara ini akan lebih aman dan hemat kapasitas harddisk. File anda juga akan lebih aman jika terjadi kehilangan yang tak diinginkan. Anda masih memiliki cadangan file yang dapat digunakan sewaktu-waktu. Itulah mengapa disarankan menggunakan file dengan data yang kecil agar mudah memindahkan ke flashdisk saat backup data.

Cara management data pada komputer diatas dapat anda terapkan dalam mempermudah pekerjaan anda. Management data yang rapi harus ditunjang juga dengan backupan data untuk cadangan saat file tiba-tiba hilang.

Share this :

Previous
Next Post »
0 Komentar


Arsip Blog