Bagi
karyawan yang harus menggunakan komputer dan berurusan dengan banyak file pasti
membutuhkan managemen data pada komputer
yang baik dan rapi. Managemen data yang rapi dapat memudahkan pengguna dalam
mencari dan membedakan jenis file, sehingga pekerjaan akan lebih dipermudah.
Namun seringkali kita kesulitan dalam mengelompokan data dan mungkin data akan
masuk dalam kelompok yang berbeda atau terdapat double file. Hal tersebut dapat
memperlambat bekerja dalam pencarian file dan mengurangi kapasitas.
Management data pada komputer untuk anda yang bekerja sebagai administrasi
dapat menerapkan cara-cara berikut,
1.
Gunakan
file dengan kapasitas yang kecil
File
dengan data kecil ini akan membantu kita untuk menghemat space harddisk agar tidak cepat penuh oleh file
pekerjaan saja. Hal yang menambah jumlah kapasitas data suatu file misalnya
adalah foto. Foto sering ditambahkan pada file presentasi untuk tampilan yang lebih menarik atau memudahkan dalam
menyampaikan suatu presentasi pada audience dan memudahkan audience dalam
memahami suatu presentasi. Buatlah
ekstensi file dalam bentuk pptx karena ekstensinya lebih kecil dari pada ppt.
Gunakan menu compress picture saat save as. menu ini dapat menekan jumlah data
pada suatu file gambar.
2.
Hindari
double file
Double
file akan menambah kapasitas harddisk
karena membuat double data. Selain boros kapasitas harddisk, double file juga akan menyulitkan kita
dalam mencari file menggunakan fitur search.
3.
Basis
OS
Ketahui
dulu basis OS apa yang digunakan pada komputer tersebut. Linux atau windows.
Hal ini penting karena kita akan tahu fitur apa yang menjadi unggulan dari OS
tersebut. Misal, penggunaan windows 7. Ada fitur search pada windows 7 untuk
mencaari file. Kita tinggal mengetikan nama file yang dicari dan file tersebut
akan muncul. Untuk memaksimalkan fitur ini, berilah nama file yang mudah
diingat dan sesuai isi file. Dan jangan sampai ada nama file yang sama, karena
fitur search akan bingung untuk memilih file mana yang dimaksud.
4.
Backup
file
Membackup
file sangat penting untuk keamanan menyimpan data. Backup file harus dilakukan
untuk meminimalisir terjadinya kehilangan data saat pemindahan file atau karena
kegiatan lain yang tidak disengaja dapat menghilangkan file. Untuk pemindahan
data, lebih baik menggunakan icon copy dari pada cut. Proses cut paste yang
gagal dapat membuat file hilang. Sedangkan proses copy paste akan membuat
double file. Jika file sudah tercopy dengan sempurna, hapus file lawas yang
sudah tercopy. Management data pada komputer dengan cara ini memang sedikit lebih ribet,
namun lebih terpercaya untuk mengamankan data file. Terutama file data yang
penting.
5.
Gunakan
perangkat seperti CD, flashdisk dan sejenisnya untuk back up
Membackup
file akan lebih aman dengan menyimpannya di perangkat penyimpanan data seperti
flashdisk atau sejenisnya. Anda dapat memilih jenis mana yang anda sukai. Cara
ini akan lebih aman dan hemat kapasitas harddisk.
File anda juga akan lebih aman jika terjadi kehilangan yang tak diinginkan.
Anda masih memiliki cadangan file yang dapat digunakan sewaktu-waktu. Itulah
mengapa disarankan menggunakan file dengan data yang kecil agar mudah
memindahkan ke flashdisk saat backup data.
Cara
management data pada komputer diatas dapat
anda terapkan dalam mempermudah pekerjaan anda. Management data yang rapi harus
ditunjang juga dengan backupan data untuk cadangan saat file tiba-tiba hilang.
0 Komentar